Auto Pilot (CronXT)

Beta Funktion

Bitte beachten Sie, dass es sich um eine Funktion im Beta Stadium handelt.

Während der Beta Phase ist das AddOn CronXT für alle Anwender freigeschaltet und kann kostenlos getestet werden. Rückmeldungen sind erwünscht.

Die Auto Pilot Funktion ist Bestandteil des CronXT AddOns für mcn Commerce Standard und Professional. Mit dieser Funktion können bereitgestellte Programmfunktionen automatisch ausgeführt werden.

Die Auto Pilot Funktion wird im Modul Login über die Seitennavigation Aktion / Auto Pilot aufgerufen.

Für die Programmfunktionen gibt es folgende Einstellmöglichkeiten:

  • Durch Eingabe des Mitarbeiter Namens wird die Funktion nur von diesem Mitarbeiter ausgeführt. Jede Programmfunktion muss einem Mitarbeiter oder einer Anwendergruppe zugewiesen werden.
  • Der Zeitintervall gibt an, in welchen Abständen die Funktion ausgeführt wird
  • Sie können die Anzahl der Wiederholungen einstellen, bis diese Funktion deaktiviert wird
  • Die Startzeit für die nächste Ausführung kann manuell gesetzt werden
  1. Im Layout Auto Pilot werden die Programmfunktionen angelegt und einem Mitarbeiter mit einem Ausführungsintervall zugewiesen
  2. Der Auto Pilot muss von jedem Mitarbeiter über den Button gestartet werden
  3. Bei eingeschaltetem Auto Pilot wird die Anzeige grün
  4. Es werden nur aktive Zeitpläne ausgeführt
  5. Es werden nur die Zeitpläne ausgeführt, die den Namen des angemeldeten Anwenders haben
  6. Hier geben Sie den Intervall in wahlweise in Sekunden (ein Intervall von 600 entspricht 10 Minuten und sollte möglichst der kleinste Intervall sein) oder in Tagen ein.
  7. Sie können angeben, nach wie vielen Wiederholungen der Zeitplan deaktiviert wird
  8. Die Bezeichnung ist optional
  9. Hier wählen Sie die ID der Programmfunktion aus. Wenn Sie auf das Dreieck klicken, erscheint eine Liste mit Klarnamen

Intervall relativ und nicht absolut

Zu Beginn der Ausführung einer Programmfunktion wird der nächste Ausführungstermin auf Basis des eingegebenen Intervalls gesetzt und erst danach die Funktion selber ausgeführt.

Um Überschneidungen von Programmfunktionen zu verhindern, werden die Funktionen immer nacheinander ausgeführt. Dauert die Ausführung einer Programmfunktion länger als ein paar Sekunden, verschiebt sich die Ausführung der nachfolgenden Programmfunktionen entsprechend.

Der eingegebene Intervall in Sekunden bezieht sich immer auf die Dauer seit der letzten Ausführung dieser Programmfunktion und ist immer abhängig von der Zeit, die die vorhergehenden Programmfunktionen gedauert haben.

  1. Hier können Sie die Parameter für die Programmfunktionen eingeben.
  2. Wenn ein Parameter einen Wert hat, der bei dieser Programmfunktionen nicht vorhanden sein darf, wird die Zeile lila eingefärbt
  3. So lange ein Parameter für eine Programmfunktionen fehlt, wird die Zeile rot eingefärbt
  1. Hier sehen Sie die Zeitpunkte für die letzte und nächste Ausführung. Sie können den Zeitpunkt für den nächsten Zeitpunkt manuell als Zeitstempel eingeben
  2. Mit diesem Button können Sie eine Programmfunktion testen, bevor der Auto Pilot eingeschaltet wird
  3. Dieses Feld zeigt an, für welchen Mandanten der Zeitplan eingerichtet wurde. Das Feld ist nicht änderbar

Mandanten

Der Auto Pilot führt die Funktionen genauso aus, wie der Anwender. Wenn der Anwender mit Mandant 1 eingeloggt ist, werden auch die Programmfunktionen mit Mandant 1 ausgeführt.

Auto Pilot am Arbeitsplatz

Der Auto Pilot kann auf einem Rechner gestartet werden, an dem ein Anwender arbeitet. Der Auto Pilot verhält sich so, als wenn ein zweiter Anwender am selben Rechner arbeitet. Während der Auto Pilot seine Funktionen bearbeitet, wird die Oberfläche kurzzeitig gesperrt. Auf Windows Rechnern wird darüber hinaus auch der Bildschirm kurzzeitig aktualisiert. Je einfacher und kürzer die Programmfunktionen sind und je länger der eingestellte Zeitintervall ist, um so unauffälliger arbeitet der Auto Pilot.

Dabei gilt es folgendes zu beachten:

  • wenn  Programmfunktionen  ausgeführt werden, die viel Rechenleistung und Zeit benötigen, blockieren diese unter Umständen während der Ausführung die Arbeit des Anwenders an diesem Rechner
  • bei der Auto Pilot Funktion erscheinen keine Dialoge, die ein Anwender bestätigen müsste, aber manche  Programmfunktionen  führen umfangreiche Berechnungen aus, bei denen ein Dialog mit Fortschrittsbalken für die Dauer der Berechnung sichtbar wird.

Je nach Rechner Geschwindigkeit, sowie Anzahl und Umfang der Programmfunktionen kann es sinnvoll sein, den Auto Pilot auf einem eigenen Rechner (Stand Alone Auto Pilot) auszuführen.

Multiuser

Die Programmfunktionen werden ausgeführt, wenn der Kontoname (Login Name) des ausführenden Mitarbeiters exakt dem Mitarbeiter Namen des Zeitplans entspricht, oder

  • der Mitarbeiter Name des Zeitplans ALL oder EVERYBODY ist
  • der ausführende Mitarbeiter Mitglied der Gruppe ist, die im Feld Mitarbeiter steht

Es werden nur die Zeitpläne ausgeführt, für die der Name eingetragen ist, mit dem der Anwender angemeldet ist und die Zeitpläne, bei denen der Anwender Mitglied der Gruppe ist (ALL, EVERYBODY und eigene Gruppen).

Die Anwendergruppe ALL

Jeder Mitarbeiter ist automatisch Mitglied der Gruppe ALL. 

  • Die Zeitpläne für die Anwendergruppe ALL werden von demjenigen ausgeführt, dessen Auto Pilot als nächstes ausgeführt wird.
  • Sobald ein Mitarbeiter den Zeitplan ausführt, wird der Intervall auf das nächste Ausführungsdatum gesetzt.

Die Anwendergruppe ALL ist für wiederkehrende Rechnungen (z.B. für Miete / Leasing und Abonnements) geeignet.

Beispiel: Ein Zeitplan soll jeden Monat eine Mietrechnung für den Kunden Armatura GmbH aus dem Master Datensatz erstellen. Mitarbeiter Anfurth hat an dem Tag als erster seinen Auto Pilot aktiviert. Dieser führt die Programmfunktion aus und setzt den Interval auf den nächsten Monat.

 

Die Anwendergruppe EVERYBODY

Bei der Anwendergruppe EVERYBODY soll jeder Mitarbeiter den Zeitplan genau einmal ausführen. Sobald der Zeitplan fällig wird, führt jeder Mitarbeiter die Programmfunktion 1x aus. Danach wird der Anwender Name auf die Exclude Liste für diesen Zeitplan gesetzt und wird von diesem Anwender nicht erneut ausgeführt.

Beispiel: Die Anwendergruppe eignet sich für Erinnerungs Dialogboxen. Zum eingstellten Zeitpunkt erscheint beim Anwender eine Dialogbox (z.B. "Bitte weisen Sie Ihre Kunden auf die Inventur am 31.12. hin")

 

Eigene Gruppen

Eigene Gruppen funktionieren wie die Anwendergruppe ALL, aber nur für die Mitglieder der Gruppe.

Eine Funktion kann mehrfach erstellt und verschiedenen Anwendern zugeteilt werden.

Programmfunktionen

Mit dem Auto Pilot können bereitgestellte Programmfunktionen mit verschiedenen Parametern (z.B. für verschiedene Online Shops) ausgeführt werden.

Internet Import

Funktion ID 1: Mit dieser Funktion werden neue Adressen und Bestellungen aus dem angegebenen Online Shop abgeholt und die Datensätze in den Modulen Adressen und Verlauf angelegt.

  • Parameter 1: Der exakte Name des Online Shops, so wie in den Systemeinstellungen angegeben
  • Parameter 2: -

 
Preise und Lagerbestand (Datei Export für manuellen Upload)

Funktion ID 2: Bei xtCommerce und Gambio werden die Felder products_price, products_quantity und products_shippingtime aktualisiert. Sonderpreise werden nicht aktualisiert, da diese in einer anderen Tabelle (Specials) enthalten sind.

Funktion ID 3: Bei Oxid werden die Felder OXPRICE, OXBLFIXEDPRICE, OXPRICEA, OXPRICEC, OXPRICEB, OXTPRICE, OXBPRICE, OXSTOCK und OXSTOCKFLAG  aktualisiert

  • Parameter 1: Der exakte Name des Online Shops, so wie in den Systemeinstellungen angegeben
  • Parameter 2: Dateipfad und Dateiname. Wahlweise mit Platzhaltern (siehe unten)
FTP Update Preise und Lagerbestand

Bei dieser Funktion wird eine Update Datei erstellt, direkt per FTP zum Shop hochgeladen und der Shop automatisch aktualisiert. Bitte beachten Sie, dass Sie in den Systemeinstellungen Internet für den entsprechenden Online Shop die FTP Zugangsdaten einstellen müssen.

 Systemeinstellungen Internet

Funktion ID 4: Für  xtCommerce und Gambio werden die Felder products_price, products_quantity und products_shippingtime aktualisiert. Sonderpreise werden nicht aktualisiert, da diese in einer anderen Tabelle (Specials) enthalten sind.

Funktion ID 5: Bei Oxid werden die Felder OXPRICE, OXBLFIXEDPRICE, OXPRICEA, OXPRICEC, OXPRICEB, OXTPRICE, OXBPRICE, OXSTOCK und OXSTOCKFLAG  aktualisiert

  • Parameter 1: Der exakte Name des Online Shops, so wie in den Systemeinstellungen angegeben
  • Parameter 2: -
Fehlersuche FTP Online Shop Update
Internet Import mit automatischer Lagerbuchung (nur Stand Alone Auto Pilot)

Funktion ID 7: Identisch mit Funktion 1. Zusätzlich werden nach dem Abholen neuer Bestellungen die neuen Aufträge im Modul Verkauf aufgerufen und die Lagerbuchung ausgeführt.

Hinweis: Diese Programmfunktion sollte nur ausgeführt werden, wenn der Auto Pilot auf einem Rechner gestartet wird, an dem kein Anwender arbeitet. Grund: Sollte ein Anwender einen Auftrag bearbeiten und sich z.B. gerade in der Kalkulation befinden, wechselt der Auto Pilot das Layout und die Datensätze.
Dokumente Duplizieren (z.B. Abo Rechnungen / wiederkehrende Mietrechnungen)

Funktion ID 8: Erstellt exakte Duplikate eines bestimmten Datensatzes (z.B. einer Rechnung) im Modul Verkauf

Beispiel: Wählen Sie im Modul Verkauf eine vorhandene Rechnung als Master Datensatz. Kopieren Sie die Datensatz Nummer (Layout Auftragsdaten Sonstiges Feld Nummer - ganz rechts) und setzen die Nummer als Parameter 1 im Auto Pilot ein. Anschließend wählen Sie einen Intervall und die Anzahl der Wiederholungen.

Oder Sie erstellen eine neue Rechnung als Master Datensatz und setzen den Gesamtstaus manuell auf erledigt, damit der Master Datensatz nicht in den laufenden Aufträgen angezeigt wird.

  • Parameter 1: Die Nummer des Dokument Datensatzes
  • Parameter 2: -

 
Eigene Dialoge

Funktion ID 9: Auf dem Bildschirm des Anwenders erscheint eine kleine Dialogbox, die bestätigt werden muss

Diese Funktion ist geeignet für jede Art von Erinnerungsmeldungen. Das Dialogfeld hat nur einen OK Button, da außer der Mitteilung für den Anwender keine Funktion durch Auswahl eines Buttons ausgeführt werden kann.

  • Parameter 1: Bezeichnung des Dialogs
  • Parameter 2: Inhalt des Dialogs

 

Platzhalter für die Parameter

Bei manchen Funktionen muss ein Ausgabepfad als Parameter angegeben werden. Bei Export Funtkionen können Sie einen festen Dateinamen eingeben oder den Dateinamen mit Platzhaltern angeben. Die Platzhalter werden beim Erstellen der Datei durch die Werte ersetzt.

Ordner Namen können nicht variabel sein, da mcn Commerce keine Ordner erstellt.

  • <TIMESTAMP> für Dateiname mit Zeitstempel
  • <PARAMETER1> für Dateiname mit Parameter 1 als Bestandteil
  • <DESKTOP> der Pfad zum Desktop
    Hinweis: Bitte beachten Sie, dass der Pfad mit "/" endet. Der Datei- oder Ordnername wird ohne "/" direkt an den Platzhalter angefügt

 

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