Dokument Arten

Wenn Sie im Modul Verkauf einen neues Dokument anlegen, bestimmen Sie im Feld Dokument Auswahl, welche Funktion das Dokument hat.

Auftrag (Bestellung des Kunden)

Für einen Kunden Auftrag können Sie wählen zwischen:

  • Dokumentart Auftrag (ab Version 7.8.15) oder
  • Dokumentart Rechnung

Beide Dokumentarten sind absolut identisch, bis zu dem Zeitpunkt, wenn Sie eine Rechnungsnummer anfordern. Beim Anfordern einer Rechnungsnummer wird die Dokumentart Auftrag in die  Dokumentart Rechnung umgewandelt. Ob Sie einen Auftrag als Dokumentart Auftrag oder Dokumentart Rechnung anlegen, hängt nur davon ab, was sie bevorzugen.

Hinweis: Auch ein Datensatz der Dokumentart Rechnung kann so lange bearbeitet werden, bis Sie eine Rechnungsnummer anfordern.

Funktion "RG ohne RG Nr. in Dokumentart Auftrag umwandeln"

Wenn Sie Ihre bisherigen Datensätze der Dokumentart Rechnung in Dokumentart Auftrag wandeln wollen, können Sie dies mit der Funktion RG ohne RG Nr. in Dokumentart Auftrag umwandeln im Menü Aktion > Admin ausführen.

 

Unterdokumente der Dokumentart Auftrag / Rechnung

Diese Dokumentarten haben zwei Unterdokumente:

  1. Auftragsbestätigung
  2. Lieferschein

 

Systemeinstellungen Internet

In der Professional Version müssen Sie angeben, ob neue Bestellungen als Dokumentart Auftrag oder Dokumentart Rechnung angelegt werden sollen.

  1. Wenn Sie das Feld leer lassen, oder den Wert 1 auswählen, werden neue Bestellungen als Dokumentart Auftrag angelegt.

    Nur bei Wert 2 werden, wie in älteren Versionen, neue Bestellungen als Dokumentart Rechnung angelegt.

Auftragsbestätigung

Die Auftragsbestätigung ist kein eigenständige Dokumentart sondern ein Zusatz zur Dokumentart Auftrag oder Rechnung.

Die Auftragsbestätigung kann jederzeit im Layout Dokument Vorbereitung mit eigenen, von Auftrag oder Rechnung  unabhängigen Texten (über und unter den Auftragspositionen - mit eigenen Textbausteinen) erstellt werden.

Lieferscheine

Sie können zu jedem Zeitpunkt, unabhängig davon, ob Sie eine Rechnungsnummer angefordert haben, beliebig viele Lieferscheine (für Teillieferungen) erstellen.

Übersicht Dokument Arten

Hier finden Sie eine Übersicht der verschiedenen Dokument Arten:

Dokument Art Lager Information
Auftrag Ja Ab Version 7.8.15 das Standard Dokument für Aufträge. Wird beim Anfordern einer Rechnungsnummer in die Dokumentart Rechnung umgewandelt
Rechnung Ja Auch mit der Dokumentart können Aufträge angelegt werden. Bis zum Anfordern einer Rechnungsnummer können, genauso wie bei der Dokumentart Auftrag, alle Werte des Dokuments geändert werden.
Gutschrift Ja Die Anzahl im Minus!

Wenn Sie Waren gutschreiben, wird durch Eingabe einer negativen Anzahl die Ware im Lager zugebucht.

Für Gutschriften zu Rechnungen finden Sie in den Auftragsdaten / Sonstiges die Funktion Duplizieren, mit der Sie aus einem Rechnungsdatensatz auf einfache Weise ein Duplikat mit allen Positionen (und diese mit negativer Anzahl) erstellen können.
Angebot Nein  
Kasse Ja Diese Dokumentart wird nur im Modul Kasse erstellt, kann aber in der normalen Auftragsabwicklung angezeigt und bearbeitet werden.

Eine Kassenbeleg Nummer wird nur bei Drucken im Modul Kasse eingetragen.
Leihstellung Ja Für die Dauer der Leihstellung werden die Artikel vom verfügbaren Lagerbestand abgebucht. Bei Rücklieferung muss die Anzahl wie beim normalen Wareneingang wieder eingebucht werden.
Produktion Ja Im Artikel Modul werden Produktionsartikel definiert, die mit dieser Dokumentart produziert werden können. Darüber hinaus werden die Komponenten vom Lager abgebucht und der zu produzierende Artikel dem Lager hinzugebucht
Sonstiges Ja  
Proforma Rechnung Ja Diese Dokumentart unterscheidet sich hauptsächlich dadurch, das bei der Proforma Rechnung der Datensatz nicht geschlossen wird und auch nicht in der Umsatz Statistik auftaucht.

Wenn Sie die Proforma Rechnung an den Kunden geschickt haben, können Sie den Datensatz in die Dokument Art Rechnung umwandeln.
Reklamation Ja Diese Dokumentart ist für den Fall, dass Sie Ware an Ihren Lieferanten zurückschicken wollen.

Artikel Anzahl wie bei der Rechnung! Die Ware wird durch die Reklamation aus dem verfügbaren Lagerbestand entfernt.

Dokumente umwandeln (z.B. Angebot in Rechnung)

Wenn Sie Dokumente umwandeln wollen, haben Sie zwei Möglichkeiten

  1. Sie ändern die Dokumentart im Feld Dokument Auswahl

    oder, wenn Sie z.B. aus einem Angebot eine Rechnung machen wollen, das Angebot aber erhalten bleiben soll:

  2. Duplizieren Sie den Datensatz im Layout Auftragsdaten Sonstiges mit dem Button Duplizieren und wandeln Sie das Duplikat um, in dem Sie die Dokumentart im Feld Dokument Auswahl ändern.

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