Inventur

Während des laufenden Geschäftsjahres führt mcn Commerce den verfügbaren Lagerbestand. Am Tag der Inventur wird der echte Lagerbestand von Ihnen gezählt und in Ihre Bilanz übernommen. Mit Beginn des neuen Geschäftsjahres wird der Lagerbestand wieder zum verfügbaren Lagerbestand, d.h.laufende Aufträge werden vom Lagerbestand abgebucht, es gibt Minusbestände usw.

Daher besteht der Ablauf aus folgenden Teilen:

  1. Inventur ausführen
  2. Aufnahme des neuen Geschäftsjahres

Inventur ausführen

Teil 1: Vorbereitung der Inventur

  1. Beenden Sie mcn Commerce und erstellen Sie ein Backup
  2. Legen Sie im Modul Verkauf keine neuen Dokumente (Aufträge usw.) an
  3. Erstellen Sie keine Kassenbelege

Teil 2: Löschen der alten Daten

  1. Nachdem das Backup erstellt wurde, gehen Sie in das Modul Artikel / Layout Lagerbewegung
  2. Klicken Sie auf den Button wAdmin.
  3. Im Layout Lagerbewegung Admin rufen Sie alle Datensätze auf (klicken Sie auf den Button mit dem Gitter in der Navigationsleiste).
  4. Löschen Sie alle Datensätze, in dem Sie auf den Button wA Alle Löschen klicken. (Es werden nur die Lagerbewegungen gelöscht, die Artikel Daten bleiben erhalten).
  5. Gehen Sie in das Modul Login und klicken Sie auf den Button System Einstellungen

    • Klicken Sie auf den Button Firmen Einstellungen
    • Klicken Sie im Bereich Aktion auf Inventur. Bitte beachten Sie, dass das Invetur Datum für alle Mandanten gilt.
  6. Tragen Sie im Feld Inventur das aktuelle Datum der Inventurein.
  7. Achtung: Dieses Datum darf einzig und allein bei einer neuen und vollständigen Inventur geändert werden, da über dieses Datum die Lagerbestandsbuchungen in des Moduls Aufträge gesteuert werden.

Teil 3 a): Inventur mit Artikelnummer

Hinweis: Ware, die bereits berechnet wurde, aber noch im Lager liegt, wird nicht mehr gezählt!

Erfassen der Lagerartikel über manuelle Lagerbuchungen

  1. Gehen Sie in das Modul Artikel / Layout Lagerbewegung
  2. Klicken Sie auf den Button Neu, um eine neue Lagerbuchung zu erstellen
  3. Tragen Sie die Artikelnummer, im Feld Bewegung die Anzahl und im Feld Buchungstext Inventur ein
  4. In dem Feld Buchungart tragen Sie ebenfalls Inventur ein.
  5. (Nur Version 6) Klicken Sie auf den Button Manuelle Lagerbuchung ausführen

Die Datenerfassung kann an mehreren Rechnern parallel erfolgen

Teil 3 b): Inventur mit EAN Code

Hinweis: Ware, die bereits berechnet wurde, aber noch im Lager liegt, wird nicht mehr gezählt!

Erfassen der Artikel mit EAN Barcode Scanner

  1. Gehen Sie in das Modul Artikel / Layout EAN Buchung
  2. Wählen Sie im Feld Art der Lagerbuchung Inventur aus und tragen im Feld Buchungstext beispielweise den Inventurabschnitt oder den Lagerort ein
  3. Das Zählen der Artikel erfolgt jetzt genauso wie beim Wareneingang. Eine Anleitung finden dazu finden Sie hier:

    Klicken Sie auf den Link neben diesem Icon Wareneingang mit EAN Barcode

Die Datenerfassung kann an mehreren Rechnern parallel erfolgen, jeder Anwender muss die Eingaben in einen eigenen Datensatz eingeben und im Feld Buchungstext einen anderen Buchungstext eintragen.

Teil 4: Aufträge, Leihstellungen, Reklamationen usw.

Aufträge/Rechnungen ohne Rechnungsnummer werden nach der Inventur mit der Funktion Inventur Lagerbestand setzen wieder komplett vom Lagerbestand abgebucht. Eventuell ausgelieferte Artikel müssen daher bei der Inventur manuell eingebucht werden (Teil 3a).

Bei laufenden Leihstellungen, bei denen die Ware noch beim Kunden oder Lieferanten ist und zurück kommt, müssen die Artikel ebenfalls manuell in die Lagerbewegung eingebucht werden (Teil 3a). Die Datensätze werden nach der Inventur mit der Funktion Inventur Lagerbestand setzen vom Lagerbestand wieder abgebucht.

Bei den Dokumentarten Sonstiges und Reklamation erfolgt nach der Inventur keine Buchung, auch wenn die Datensätze nicht erledigt sind. Sollten Sie Forderungen aus diesen Lieferungen haben, sind entsprechende Bilanzbuchungen laut HGB in Forderungen zu buchen und nicht in Warenbestand.

Proforma Rechnungen werden, wenn diese noch offen sind, nach der Inventur nicht erneut vom Lager abgebucht. Bei Proforma Rechnungen haben Sie folgende Möglichkeiten:

  • Wandeln Sie diese Datensätze in die Dokumentart Auftrag
  • oder wandeln Sie die Datensätze in eine reguläre Rechnung um
  • duplizieren Sie die Proforma Rechnungen Datensätze um den Bestand nach der Inventur vom Lager abzubuchen.

Teil 5: Inventurliste

Sie können jederzeit bis zur nächsten Inventur eine Inventurliste ausdrucken.

  1. Suchabfrage: Da Sie sowohl als Buchungstext, als auch im Feld Buchungsart den Wert Inventur eingetragen haben, können Sie jederzeit eine Suchabfrage mit dem Suchbegriff Inventur in einem der beiden Felder ausführen 
  2. Wenn Sie auf den Button Drucken klicken, kommen Sie in die normale Druckansicht der Datei Print. Klicken Sie unten auf den Button Weitere Drucklayouts. Dann wird die Liste als Inventurliste ausgedruckt.
Warenwirtschaftssystem mcn Commerce Mac OS X und Windows  Inventurliste (YouTube)
Alternativ: Papierliste zum Zählen

Wenn Sie lieber per Papier und Kugelschreiber zählen, können Sie eine Auflistung aller Artikel aus der Artikel Liste drucken, um die Artikel nachträglich in mcn Commerce einzubuchen.

  1. Gehen Sie in das Layout Artikel Liste mit Preisen
  2. Klicken Sie auf den Button Drucken

Eine weitere Möglichkeit zum Erstellen einer Zählliste ist der Export aller Artikel in eine Excel Liste.

Teil 6: Beenden der Inventur

Backup

Erstellen Sie jetzt ein Backup von mcn Commerce. Dies ist Ihre unveränderte mcn Commerce Inventur Version. Sie können später jederzeit diese Version wieder aufrufen und Listen drucken, Details nachschauen usw.

 

Aufnahme des neuen Geschäftsjahres

Nachdem die Inventur beendet ist, wird der normale Geschäftsbetrieb wieder aufgenommen. Mit der Rechnungsabgrenzung wird der tatsächliche Lagerbestand wieder in den verfügbaren Lagerbestand umgewandelt. Laufende Aufträge werden vom Lagerbestand abgebucht usw.

Rechnungsabgrenzung und laufende Aufträge

Schritt 1: Mit dieser Funktion werden die Bestände für Datensätze zum Zeitpunkt der Inventur berechnet, bei denen bereits eine Rechnungsnummer angefordert wurde, die Ware aber noch nicht komplett geliefert wurde. Die berechnete Buchungsanzahl Inventur wird anschließend vom neuen Bestand abgebucht.

  • Datensätze mit Rechnungsnummer und offenen Lieferungen: Die Buchungsanzahl Inventur wird vom Lagerbestand abgebucht
  • (Rechnungen aus dem alten Jahr, die vor der Inventur komplett ausgeliefert sind werden gar nicht mehr gebucht)

Schritt 2: Alle offenen Aufträge werden vom Lagerbestand abgebucht. Bitte beachten Sie, dass bereits ausgelieferte, aber noch nicht berechnete Ware dem Lagerbestand manuell zugebucht werden müssen, da die Ware ihr Eigentum ist und somit zum Warenbestand zählt.

Funktion Inventur Lagerbestand Skript

  1. Gehen Sie in das Modul Verkauf / Layout Auftragsdaten Admin
  2. Klicken Sie auf den Button Inventur Lagerbestand setzen

Hinweis:

  • Artikel die schon geliefert wurden, werden zwar gebucht, da aber 0 Positionen offen sind, erfolgt die Lagerbuchung mit der Anzahl 0.
  • Sie können die Buchungsanzahl Inventur für alle aufgerufenen Datensätze zurücksetzen, wenn Sie die Funktion noch einmal ausführen wollen: Menü Aktion > Admin > Buchungsanzahl Inventur zurücksetzen

 

Suchen nach Anleitungen, Hilfetexten, Support und Videoanleitungen: Geben Sie als Suchbegriff zusätzlich den Begriff ahx ein. Dann werden Ihnen nur die Support Seiten angezeigt, die Ihren Suchbegriff enthalten.

 Macnetic GmbH, Warenwirtschaft, CRM-System, ERP-System für MacOS und Windows

Kategorie: